Demet DEMİRER
Sosyolog Y.Mimar
Değişim Mimarı İnovatif Yönetim Danışmanlığı Kurucusu
Bugünlerde hepimizin gündeminde “tasarruf politikaları” yer alıyor. Sadece ülkemizde değil tüm dünyada artan inşaat maliyetleri nedeni ile işverenler ve yüklenici firmalar müzakere halindeler. Beklenmedik şekilde artmakta olan maliyetler sadece Covid-19 salgını öncesi başlamış olan sözleşmelerde değil, Covid-19 salgını sonrası dönemde imzalanmış olan sözleşmelerde dahi sorun olmaya devam ediyor. Kamuda ve özel sektörde birçok proje artan maliyetler nedeni ile fizibilitesini yitiriyor. Bu da ister istemez kamuyu da özel sektörü de “tasarruf politikaları”na sürüklüyor.
Tasarruf, TDK’ya göre “para ve mal biriktirme” anlamına geliyor, “tutmak” kökünden gelen tutum ise, “para veya herhangi bir şeyi dikkatli kullanma, idareli tüketme; artırım, idare, iktisat, tasarruf, ekonomi” anlamına geliyor. Biz tutum kelimesini genellikle “tutumlu” şeklinde ekli olarak kullanıyoruz.
Daha eski kaynaklarda ise; Tasarruf “idareli kullanma, israf etmeme” [ Kamus-ı Türki (1900) ] olarak tanımlanmış.
Ben bu yazıda “tutumlu davranma”, “tasarruf etme” yerine “israfı bertaraf etme” terimini kullanmayı tercih edeceğim, çünkü israf; “gereksiz yere para, zaman, emek vb.ni harcamak” anlamına geliyor. Başka deyişle; değer üretmeden sarf etmek anlamına geliyor. Tasarruf ve tutum ifadeleri ile biraz yanlış anlaşılma ile bindiğimiz dalı kesebiliriz ve tasarruf politikası diyerek gerekli harcamaları da kısabiliriz gibi geliyor bana. Belki bunda inşaat sektöründe sık sık duyduğum “tasarruf politikaları nedeni ile eğitime bütçe ayıramayacağız” veya “maaşlara zam yapmayacağız”, “primleri kaldırdık” veya “özlük haklarından kesinti yapıyoruz” gibi sözlerin de etkisi vardır. Zaten bu kalemlerin “israf” olduğunu ve değer üretmediğini düşünüyorsanız, bunları en bol paralı zamanlarda da yapmamalısınız.
İnşaat Projeleri için farklı ülkelerde, farklı proje türlerinde ve sözleşme modellerinde çok farklı istatistiklerde olsa da kayda değer boyutta israf olduğu hepimizce malum. Sektörümüzdeki israfın hepimiz farkındayız, o nedenle şimdi sizi istatistik rakamlarına boğup ikna etmeye çalışmayacağım. Bu yazıda projelerinde israf olduğunu düşünüp kaldırmak isteyenler için çevik yönetimin de temellerinin dayandığı yalın yönetimin “israfı bertaraf etme” bakış açısından bahsedeceğim.
Yalın yönetimde israfı bertaraf etmek birebir bu israfı gözlemleyen ve yaşayan çalışanların sorumluluğundadır; işi yapanlar daha üretken ve daha mutlu çalışabilmek için “israf avcısı” olarak davranır. İsraf avı sadece kriz anında değil, sürekli iyileştirme kültürü ile her gün biraz daha iyileştirilerek devam eder. Çevik Yönetim de temelini buradan alıyor zaten.
Yalın yönetimde israf kalemleri; hatalı imalat, fazla imalat, bekleme, mevcut yeteneklerin kullanılmaması, gereksiz yer değiştirme, gereksiz stok, gereksiz hareket ve fazladan işlem olmak üzere 8 başlık altında toplanıyor. Gelin inşaat sektöründeki israfı bu 8 başlık altında gözden geçirelim.
Bu yazıda fiziksel olarak hayal etmesi daha kolay olduğu için genelde şantiye imalatı dilini kullanmış olsam da aslında bu israf kalemlerini ofiste tasarım aşamasında veya lojistik aşamasında işin her aşamasında tüm süreçlerde görebiliriz. Sizler kendi çalışma alanlarınız dahilinde bu değerlendirmeyi yapabilirsiniz:
- Hatalı İşler Nedeniyle İsraf: İmal edilirken hatalı yapılan işleri ve imal edildikten sonra hasar gördüğü için tekrar yapılmak zorunda kalınan işleri bu başlık altında değerlendiriyoruz.
Hatalı işler kalitesiz işçilik, dikkatsizlik, yetkinlik eksikliği, iş programındaki sıkışıklık nedeni ile aceleye getirme gibi nedenlerle olabileceği gibi, iletişimde kopukluktan kaynaklanan bilgi eksikliği ya da süreçler çok uzadığı için onay beklenmeksizin yanlış bir öngörü ile alınmış bir karara dayanıyor olabilir.
Hasarlar ise sahadaki kaos ortamında koordinasyonsuz lojistik ve “nerede çalışabiliyorsak orada çalışalım” bilinci ile düzensiz ve dağınık olarak imalat yapılması ve stok sahasında düzensizlik nedeni ile malzemelerin fazlaca yer değiştirilmesi gereği nedenlerine dayanıyor olabilir. Fazla stok nedeni ile kullanım ömrü kısıtı olan kimyasal atık haline geliyor; hem israf hem de çevre kirliliğine neden oluyor.
Bu noktada özellikle yüklenici ve alt yüklenici arasındaki sözleşmelerde genellikle yer alan “sahada koruma alt yükleniciye aittir” maddesine dikkat çekmek istiyorum. Zarara uğramak istemeyen ana yüklenici veya işveren aslında bu cümle ile zarar riskini peşin ödüyor ve sahada bitmek tükenmek bilmeyen çatışmaların ve hak taleplerinin ortasında kalıyor. Bu müzakere süreçleri ise projeye değer katmadığı için başlı başına israf olarak ortaya çıkıyor.
- Fazla İmalat Nedeni ile İsraf: İnşaat sektöründe hatalı veya hasarlı imalat riskini kontrol edemediğimiz için genellikle yedekli olarak fazladan imalat yapıyoruz.
Bazen de ölçek ekonomisi sağlama amacı ile iş programının ilerisinde tüm malzemeleri birden sipariş ediyoruz. Sahada ilgili bölümün montajına sıra geldiğinde ise maliyet düşürmek ümidi ile yaptığımız toplu siparişin bir kısmı proje revizyonları nedeni ile kullanılamıyor ve fazla imalat israfı haline geliyor. Bu da umduğumuzun tersine maliyetlerimizi artırıyor. Bunu kurtarma ümidi ile yine hak talepleri ve yine suçlama yazışmaları gündemimizi dolduruyor.
Üretim sektöründeki fazla imalattan daha da öte olarak inşaat sektöründe yeterince dikkatli hesaplama ve planlama yapılmadığı için, yapılması gerektiğinden büyük elemanlar imal edilebiliyor. Yerinde işçilik hatalarını kapatmak için sıva gibi yapı elemanları olması gerektiğinden kalın yapılabiliyor. Sahada gereğinden fazla hafriyat sonra da fazladan dolgu işleri ortaya çıkabiliyor.
- Bekleme Nedeni ile İsraf: Şantiyelerde sürekli koordinasyon toplantıları yapılıyor, iş programları yayınlanıyor, yazılar ve tutanaklar havada uçuşuyor ancak bakıyorsunuz tasarım için bilgi bekleniyor, imalat için onay veya malzeme bekleniyor, malzeme asansör veya vinç bekliyor, ekip ve malzeme hazır bir önceki imalatın tamamlanmasını bekliyor. Bütün bunlar olmasa girişte kuyruk bekleniyor, tuvalette sıra bekleniyor. Bekleme zamanını değerlendirmek için sıralamanın dışında imalatlar yapılıyor bu seferde fazla imalat ve hatalı imalat sarmalı ya da dağınık imalatların korunması problemi ortaya çıkıyor.
Çalışanlar 10 dakika geç gelse, 10 dakika erken çıksa kıyamet koparılırken gün içindeki bekleme süreleri için çözüm aramak genellikle gözden kaçıyor.
- Yeteneklerin Kullanılmaması Nedeni ile İsraf: Hiyerarşik ve fonksiyonel organizasyonlarda sıkı sıkı tanımlanmış yetki ve iş akışlarının içinde fikirler, bilgiler ve yetenekler duvarlar arasına sıkışıp kalıyor. Karmaşa içinde motivasyonunu yitirmiş çalışanlar potansiyellerini ortaya koymuyorlar.
Burada İnşaat sektörü özelinde kadın çalışanların ikinci plana atılmasına, çalışmalarının değerlendirilmemesine ve kariyerde geride bırakılmasına da yer vermek gerek. WEF’in 2016 tarihli raporunda sektörün başarısızlığa sürüklenmesinin nedenleri arasında çeşitliliğin ve yönetim kadrolarında kadınların sayısının az olmasına değinilmişti, bunu da hatırlamakta fayda var.
- Fazladan Yer Değiştirme Nedeni ile İsraf: Projelerimizde israf kalemleri birbirini tetikliyor, yedekli olarak fazla veya iş programına göre erken gelen veya işlerin gecikmesi nedeni ile stok sahasında kalan malzeme, sürekli saha içinde oradan oraya aktarılıyor.
Sahadaki plansızlık yüzünden çalışanlar, aletleri veya malzemeleri almak için oradan oraya dolanıyor. Bazen de kamp sahasının konumu nedeni ile yemek ve ihtiyaç molaları için kat edilen mesafeler de israf avcıları için iyileştirme fırsatları barındırıyor.
Sahada bazı kritik öğelere IOT sensörleri takılarak spagetti diyagramı çıkarılsa sahada işlerin nasıl sapasardığını gayet iyi gözlemleyebiliriz.
- Fazla Stok Nedeni ile İsraf: Gerektiği zaman elimizde olmamasından korkmamız nedeni ile gelen her malzemeyi kullanmamıza aylar olsa da teslim alıyoruz. Projelerimizi yönetemediğimiz için tedarikçilerimizi de yönetemiyoruz. Bu da sahada stok yönetimini zorlaştırıyor. Hasarlara, gereksiz taşınmalara, sahada gereken stoğa ulaşabilmek için stok sahasında yer değiştirmelere neden oluyor. Fazla stoğun finansal yükü de ayrı bir konu olarak önümüze çıkıyor.
- Fazla Hareket Nedeni ile İsraf: Bu maddede çalışan kişinin çalışma alanına beden hakimiyeti ve işini en az hareket ederek tamamlamasının sağlanmamasından doğan verimsizlik ve israftan bahsediyoruz. Bedeni sürekli arkaya, öne, sağa-sola hareket ettirmek, sürekli bir yerlere uzanmak, çıkmak-inmek zorunda kalmak sahada çalışan için yorucu ve zaman kaybettirici olduğu için israftır. Çoğu zaman alıştığımız gibi çalışırız, yaparken fark etmeyiz ancak sürekli iyileştirme gözü ile baktığınızda burada hayli büyük bir israf olduğunu görürüz.
Bu maddede inşaata özel olarak sahada kurup monte etme veya doğrudan yerinde monte etme arasındaki emek ve verim farkına da dikkat çekmemiz gerek. Eğer az hareketle yerde kurup yerine kaldırabileceğimiz bir eleman varsa bunu yukarıda kurmak hem maliyet, hem zaman, hem kalite hem de iş güvenliği riskini artırır.
- Fazladan İşlemler Nedeni ile İsraf: Burada ürünü mükemmelleştiren fazladan işlemlerden bahsetmiyoruz. “Değer katmayan” işlemlere “israf” demiştik. Fazladan işlemler kapsamı; prosedür gereği gereksiz yere karşımıza çıkan onay aşamaları olabilir, bir araya gelip 2 dakikada alınacak kararlar için günlerce süren CC’de ve BCC’de birçok kişinin eklendiği yazışmalar olabilir. Tasarımcının sahada kullanılmayacak, yüklenici tarafından yeniden üretilecek birçok detayı sözleşmede talep ediliyor diye hazırlaması da bu israf kalemlerindendir mesela. Kimsenin bakmadığı emek dolu raporlar da aynı şekilde.
Bir işi yaparken gerçekten bu adımın sonuca bir katkısı var mı bunu daha basit ve sağlıklı nasıl halledebiliriz? diye bütünsel bakış açısı ile birlikte kafa yormak gerekir.
Sahada sizler de her taşeronun aynı yere kendi iskelesini kurup sökmesine şahit olmuşsunuzdur. Süreçler ortak planlanmadığı için ve bütün alt yüklenim paketlerinde “iskele alt yükleniciye aittir” yazdığı için her ekip aynı mekâna defalarca iskele kurar, merdiven getirir, iş güvenliği önlemleri alır. Veya yukarıda bahsettiğim dağınık olarak yapılmış olan imalatların korunması için normalde gerekmeyen önlemler alınır. Oysaki sıralı ve koordine olarak çalışılması halinde geçici destek imalatlar ve çalışmalar bittiğinde mekânda alınması gereken koruma önlemleri de optimize edilmiş olacaktır.
Ben bu maddeye gelişen teknolojiler nedeni ile bir tanım daha eklemek istiyorum: Bu yaptığımız işi teknoloji kullanarak daha kolay ve sağlıklı yapabilir miyiz? Biz retrospektif toplantılarında mutlaka bunu da konuşuyoruz. Örneğin bu toplantı tutanağını yapay zeka hazırlayabilir mi? Ya da bu toplantı için bir araya gelmek gerçekten gerekli mi, çevirim-içi toplantı araçları ile yapabilir miyiz? Bu yaptığımız işlemi kolaylaştıracak yeni teknolojiler olabilir mi? Unutmayalım iş yapış şeklimiz her gün biraz daha güncelin gerisinde kalıyor. Artan inşaat maliyetlerini kontrol etmek ve işgücü kıtlığından daha az etkilenmek için işimizi kolaylaştıracak teknolojilerin gelişmesine öncülük etmemiz gerekiyor.
Burada özellikle beyaz yaka çalışanlarda birden fazla işe bölünmenin getirdiği israftan da bahsetmek gerek. Mevcut organizasyonel yapımızda bir iyileştirme yapmadan doğrudan “kadrolarda tasarrufa gidilmesi” israfın daha da artmasına neden oluyor. Az kişi ile çok iş başarma ümidi ile aynı kişiye birden fazla görev verilip elindeki işin yarısında iken acil başka iş istendiğinde, başlanıp yarım kalan işe verilen emeğin önemli bir bölümü israf olur. Durum aynı lunapark hız treninin (roller coaster) tam ortasında iken sizden acil başka iş istendiği için atlamak zorunda kalmaya benzer. Acil araya aldığınız işe konsantrasyon güçlüğü çekersiniz ayrıca geri döndüğünüzde yarım bırakmak zorunda kaldığınız işin önemli bir bölümünü baştan başlamanız gerekir. Aynı israf tabi ki mavi yaka çalışanlar için de söz konusudur, ancak onların başladıkları işi yarım bıraktığında oluşacak zaman ve emek kaybı daha net görüldüğü için daha kolay takip edilir, kolay kolay işin ortasında kimse iskeleden indirilip başka yerde çalışma organizasyonu yapmaya zorlanmaz.
Projelerdeki kaos ve düzensizlik nedeni ile personel sirkülasyonunun çok fazla olması bilginin devamlılığı konusunda da önemli problem yaratmakta ve büyük israf kalemlerine neden olmaktadır. Hatta ayrılan kişilerin başlamış oldukları işler olduğu gibi unutulmakta ve yeniden yapılmaktadır. Bir kişinin maaşından kurtulmayı tasarruf sayarken takip ettiği işlerde oluşan maliyet ve kalite kayıpları elde edilmiş olan tasarrufun kat be kat üstünde olur.
Mevcut hiyerarşik ve silo organizasyonlarımızda ciddi ölçüde personel fazlası olduğu kesin ancak organizasyon yapısını ve iş yapış şeklini değiştirmeden personel azaltmaya gidilmesi israfı artıracaktır. Sonuç sizin bütçe onayında kalemle üzerini çizdiğiniz gibi olmayacaktır.
Eminim sizlerin de aklına daha birçok israf geliyordur ve hangi başlığın altında değerlendirmeli diye düşünmeye başlamışsınızdır.
Buluttan bile nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim yazı dizisinin önceki 22 bölümünde hedeflere odaklanarak ilerlemenin, ortak akılla planlama ve uygulamanın, siloları ve hiyerarşiyi kaldırarak süreçleri optimize etmenin ve sürekli iyileştirme kültürünün getireceği iyileştirmelerden bahsettim. O nedenle bu israfların çevik yönetim yaklaşımları ile nasıl bertaraf edileceğini tekrarlayarak sizlere ikinci baskı yapmayacağım, arzu ederseniz sizler eski sayılara kolayca ulaşıp tekrar okuyabilir ve üzerinde düşünebilirsiniz.
Üretim sürecindeki israftan bahsettik ancak çevremizde satılamayan ya da kullanılmayan birçok bina ve yapı görüyoruz. Uygulama süreçlerine geçmeden önce bu yapının kendisi tamamen israf mı, önce bunu da düşünmek gerekir. Bu yapı gerçekten gerekli mi, yoksa hele bir yapalım nasılsa satarız, nasılsa kullanılır diye mi düşünüyorsunuz? Binanın kendisi mi israf? Biz gereksiz binaları yapmak için mi ömrümüzü israf ediyoruz diye düşünmeliyiz.
Öte yandan “değer üretmekten” bahsettik. Burada binanın kullanım sürecinde enerjiyi, kullanan insanların parasını ve mutsuz olan kullanıcıların yaşamını israf etmemesine de dikkat etmeliyiz. Daha tasarım aşamasında ortak aklı ortaya çıkararak daha iyi tasarımlar yapılmasını sağlayabiliriz. Değer mühendisliği çalışmaları ile israfı bertaraf edebiliriz.
Şimdi tekrar masa başında alınan tasarruf tedbirlerine dönersek bir Nasreddin Hoca fıkrası durumu iyi özetler sanırım:
Nasreddin Hocayı, sokak lambasının ışığında ısrarla bir şey aradığını gören komşusu merak etmiş:
– Hocam hayırdır, ne arıyorsun böyle gece vakti?
Demiş. Hoca:
– Anahtarımı düşürdüm onu arıyorum.
Diye cevap vermiş. Gayretli komşu da Hoca’yla beraber anahtarı aramaya başlamış. Ama gayretleri boşa çıkınca, komşu Hoca’ya dönüp:
– Hocam anahtarı burada düşürdüğünden emin misin?
Diye sorunca, Hoca:
– Anahtarı evin içinde düşürdüm.
Demiş. Komşu hayretle:
– Hocam Allah’tan kork, evde düşürdüğün anahtarı sokakta niye arıyorsun?
Diye çıkışınca, Hoca:
– Evlat içerisi karanlık da ondan burada arıyorum, demiş.
Bize de tasarruf için önümüze gelen bütçede rakamların üzerini çizmek daha kolay görünebilir. Ancak asıl israf tasarımda ve sahadadır ve bunu ancak motive ve değer gören israf avcıları görüp düzeltebilir ve masa başında tablolar üzerinden kesinti yaparken asıl israf avcılarınızda motivasyon israfına neden olabiliriz.
Hepimize kolay gelsin.
Sosyolog Y.Mimar Demet DEMİRER‘in Önceki Yazıları
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-XXII “Kentin İnşasında Çevik Belediyecilik” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-XXI “Şirketiniz için nasıl bir gelecek tasarlıyorsunuz?” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-XX “Gelişim Yolunda Adım Adım” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-XIX “Burada Kararları EGOM Verir” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XVIII "Serbest Zamanlar" Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XVII “Retrospektif” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XVI “Davranış Bilimleri ve Çevik Proje Yönetimi” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XV “Deprem Sonrası Hasarların Çevik Olarak Giderilmesi” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XIV “Çevik Dijital Dönüşüm” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XIII “Şimdi Değilse Ne Zaman?” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Dönüşüm - XII “Sektörü Yeniden İnşa Etme Vakti” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - XI “Kimse İsrafın Bedelini Ödemek Zorunda Değil” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - X “Zararın Neresinden Dönersek Kardır” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - IX “Kendi İş Gücünü Kendin Yarat” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - VIII “Çevik Liderlik ya da Geleceğe Liderlik Etmek” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - VII “Organizasyonel Çeviklik” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - VI “Sözleşmelerle Çeviklik” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - V “Yap-İşlet-Devret Projeleri” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - IV “Nasıl Çevikleşeceğiz?” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - III “Şeffaflıkla Hızlı ve Doğru Kararlar” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim - II “Çevikleşmek için Şeffaflık; Şeffaflık için Güven” Okumak İçin
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe “Çevik Yönetim” Okumak İçin
İlginizi Çekebilir
İnşaat İşlerinde “Entrika”
Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim-XXIV “Saygı”
Şantiye Tecrübesi Nedir?